De klant

Zoals veel bedrijven en producten, is ook het boekingssysteem van VIKING Bookings begonnen vanuit een frustratie. Als (sport)bedrijf dat voor activiteiten afhankelijk is van het weer, staken ze ontzettend veel tijd in het plannen van de activiteiten.

Bijvoorbeeld: Het afstemmen van in te zetten instructeurs op wensen van cursisten, en het tijdig informeren en verzetten van afspraken indien het weer omslaat. Ondanks de vele uren en zorgvuldig werken, bleek de werkwijze nog steeds foutgevoelig, moest er op het laatste moment nog veel geregeld worden en werden ook last-minute boekingen gemist, omdat mensen niet konden zien dat de instructeurs nog beschikbaar waren in tussenuren.

VIKING Bookings ging op zoek naar een systeem dat dit voor ze kon organiseren. Toen dit niet bleek te bestaan, hebben ze Beer n tea gevraagd een systeem te ontwikkelen dat het plannings- en boekingsproces automatiseert.

Ga naar vikingbookings.com

Zelf je cursus inplannen

Cursisten kunnen via een eenvoudig stappenplan hun cursus op de verschillende locaties van Kiteboardschool inplannen. Hierbij wordt direct weergegeven wanneer er beschikbaarheid is en welke tijdvakken nog beschikbaar zijn.

Mijn boekingen

Nadat de cursist heeft gereserveerd via het boekingsformulier kan hij terecht in het boekingssysteem. Hier kan de cursist zelf de cursusdagen inplannen en direct de boeking betalen. Hier wordt ook een archief bijgehouden van eerdere boekingen.

Beschikbaarheid van instructeurs

Instructeurs geven in het boekingssysteem zelf hun beschikbaarheid op en worden automatisch ingepland. De planners van Kiteboardschool kunnen in een kalender snel zien op welke dagen en tijdvakken er nog beschikbaarheid is en de details bekijken.

Underpromise, overdeliver. Dat is Beer n tea voor VIKING Bookings geweest. We kwamen met een case om ons boekingsproces te automatiseren. Door het meedenken van Beer n tea is het een 'boekingssysteem 2.0' geworden met functionaliteiten die we zelf niet bedacht hadden!

  • Online reserveren

    Cursisten kunnen eenvoudig online reserveren en direct betalen.

  • Beschikbaarheid

    Instructeurs geven zelf hun beschikbaarheid op.

  • Automatisch inplannen

    Cursisten en instructeurs worden automatisch ingepland.

  • Urenregistratie

    Er kunnen eenvoudig rapportages gemaakt worden van urenregistratie.

  • Direct opnieuw inplannen

    Met één druk op de knop kunnen cursussen opnieuw worden ingepland.

  • Beschikbare tijdvakken

    In een handig overzicht zie je de beschikbare tijdvakken.

  • Notificaties en e-mails

    Transactionele e-mails zijn volledig te beheren vanuit het systeem.

  • Overzicht

    Alle gebruikers hebben een volledig overzicht van cursussen en lesdagen.

  • Formulier op de website

    Cursisten kunnen direct vanaf de website een cursus boeken.

Automatisering

Het boekingssysteem van VIKING Bookings heeft ervoor gezorgd dat het planningsproces tot 90% minder tijd kost. Instructeurs geven zelf hun beschikbaarheid op en cursisten worden automatisch gekoppeld aan beschikbare instructeurs met de voldoende ervaring voor de cursist.

Groepen cursisten worden automatisch samengesteld, gegroepeerd en ingedeeld bij een instructeur. Mocht de cursus onverhoopt niet doorgaan, dan kan een planner met één druk op de knop cursussen opnieuw inplannen. De cursisten en instructeurs worden dan automatisch en direct op de hoogte gesteld van de wijziging.

Wil je ook meer weten over de mogelijkheden van automatisering voor jouw situatie?

Neem contact op

Wil je meer weten?

Kom langs voor een kop koffie! We bespreken graag vrijblijvend wat we voor je kunnen betekenen. Stuur een bericht of bel ons op 076 204 30 31.

Neem contact op