Underpromise, overdeliver. Dat is Beer n tea voor VIKING Bookings geweest. We kwamen met een case om ons boekingsproces te automatiseren. Door het meedenken van Beer n tea is het een 'boekingssysteem 2.0' geworden met functionaliteiten die we zelf niet bedacht hadden!
De klant
Zoals veel bedrijven en producten, is ook het boekingssysteem van VIKING Bookings begonnen vanuit een frustratie. Als (sport)bedrijf dat voor activiteiten afhankelijk is van het weer, staken ze ontzettend veel tijd in het plannen van de activiteiten.
Bijvoorbeeld: Het afstemmen van in te zetten instructeurs op wensen van cursisten, en het tijdig informeren en verzetten van afspraken indien het weer omslaat. Ondanks de vele uren en zorgvuldig werken, bleek de werkwijze nog steeds foutgevoelig, moest er op het laatste moment nog veel geregeld worden en werden ook last-minute boekingen gemist, omdat mensen niet konden zien dat de instructeurs nog beschikbaar waren in tussenuren.
VIKING Bookings ging op zoek naar een systeem dat dit voor ze kon organiseren. Toen dit niet bleek te bestaan, hebben ze Beer n tea gevraagd een systeem te ontwikkelen dat het plannings- en boekingsproces automatiseert.
Zelf je cursus inplannen
Cursisten kunnen via een eenvoudig stappenplan hun cursus op de verschillende locaties van Kiteboardschool inplannen. Hierbij wordt direct weergegeven wanneer er beschikbaarheid is en welke tijdvakken nog beschikbaar zijn.
Mijn boekingen
Nadat de cursist heeft gereserveerd via het boekingsformulier kan hij terecht in het boekingssysteem. Hier kan de cursist zelf de cursusdagen inplannen en direct de boeking betalen. Hier wordt ook een archief bijgehouden van eerdere boekingen.
Beschikbaarheid van instructeurs
Instructeurs geven in het boekingssysteem zelf hun beschikbaarheid op en worden automatisch ingepland. De planners van Kiteboardschool kunnen in een kalender snel zien op welke dagen en tijdvakken er nog beschikbaarheid is en de details bekijken.
Online reserveren
Cursisten kunnen eenvoudig online reserveren en direct betalen.
Beschikbaarheid
Instructeurs geven zelf hun beschikbaarheid op.
Automatisch inplannen
Cursisten en instructeurs worden automatisch ingepland.
Urenregistratie
Er kunnen eenvoudig rapportages gemaakt worden van urenregistratie.
Direct opnieuw inplannen
Met één druk op de knop kunnen cursussen opnieuw worden ingepland.
Beschikbare tijdvakken
In een handig overzicht zie je de beschikbare tijdvakken.
Notificaties en e-mails
Transactionele e-mails zijn volledig te beheren vanuit het systeem.
Overzicht
Alle gebruikers hebben een volledig overzicht van cursussen en lesdagen.
Formulier op de website
Cursisten kunnen direct vanaf de website een cursus boeken.
Automatisering
Het boekingssysteem van VIKING Bookings heeft ervoor gezorgd dat het planningsproces tot 90% minder tijd kost. Instructeurs geven zelf hun beschikbaarheid op en cursisten worden automatisch gekoppeld aan beschikbare instructeurs met de voldoende ervaring voor de cursist.
Groepen cursisten worden automatisch samengesteld, gegroepeerd en ingedeeld bij een instructeur. Mocht de cursus onverhoopt niet doorgaan, dan kan een planner met één druk op de knop cursussen opnieuw inplannen. De cursisten en instructeurs worden dan automatisch en direct op de hoogte gesteld van de wijziging.
Wil je ook meer weten over de mogelijkheden van automatisering voor jouw situatie?
Kunnen we met je mee denken?
Kunnen we met je meedenken over de beste software oplossing? Kom langs voor een kop koffie en een goed gesprek.
Stuur een bericht of bel ons op 076 204 30 31.